Briefjes en verlofmailboxen zijn ingeburgerde middelen voor het aanvragen van verlof. HR-managers krijgen verzoeken via dergelijke routes binnen en moeten vervolgens meerdere stappen nemen voordat zij medewerkers een terugkoppeling kunnen geven. Omdat dit een tijdrovend proces is, zoeken HR-afdelingen vaak naar manieren om de lasten te verlichten en efficiëntie aan te brengen. En dat is mogelijk! Verlofaanvragen kunnen namelijk een stuk gemakkelijker en sneller verlopen.
Verlof aanvragen: ouderwetse stijl
Wie kent ze niet: de verzoekbriefjes en -mails dat het personeel gebruikt om een verlofperiode aan te vragen? Soms nemen medewerkers de moeite om eerst uit te zoeken wanneer hun collega’s afwezig zijn door diverse Outlookagenda’s te openen of rond te vragen bij het koffiezetapparaat. Vaak stellen ze echter lukraak een verlofperiode voor, waarop de HR-manager moet uitzoeken hoe de bezetting eruitziet op de aangevraagde verlofdagen. Daar komt vaak het nodige naslag- en navraagwerk bij kijken. De aanvraag wordt in een Excellijst gezet, andere verlofaanvragen worden gecontroleerd en beslissingen moeten worden afgestemd met de manager van de medewerker in kwestie.
Inefficiënt en vertragend
Het gevolg van een dergelijk omslachtig proces is dat de HR-manager minder efficiënt kan werken. De werklast wordt verhoogd en er gaat veel tijd zitten in een taak die relatief eenvoudig is. Bovendien kunnen verlofaanvragen eigenlijk prima worden afgehandeld tussen manager en medewerker. Wanneer de HR-manager bij elke aanvraag moet inspringen, loopt iedereen onnodig vertraging op. De medewerker die met smart wacht op een goed- of afkeuring, moet bijvoorbeeld ook geduld opbrengen totdat de terugkoppeling kan worden gegeven.
De oplossing: maak verlofaanvragen visueel zichtbaar
De HR-manager die ervoor kiest om verlofaanvragen inzichtelijk te maken middels een duidelijk overzicht, bespaart tijd en maakt het zichzelf én het personeel een stuk gemakkelijker. Het goedkeuren van aanvragen gaat sneller en het afkeuren ervan is eenvoudiger. Medewerkers kunnen immers zelf zien in welke periodes er veel collega’s afwezig zijn. In één oogopslag en zonder moeite!
Digitaliseren dus!
Kortgezegd: digitalisering zorgt voor meer efficiëntie en stroomlijning. Bovendien is een softwareoplossing voor verlofaanvragen tegenwoordig vaak onontbeerlijk, omdat er steeds meer vanuit huis wordt gewerkt. Dit onderwerp behandelen we in een volgend artikel!
Wil je meer weten over het cloud-based verlofregistratiesysteem van Vrijedagen.nl? Neem gerust eens contact met ons op!